SmartLocker
Đăng ký

Quản lý tồn kho và chi nhánh

Hướng dẫn chi tiết cách quản lý tồn kho theo chi nhánh và thuộc tính sản phẩm, giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa chính xác và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Quản lý tồn kho và chi nhánh

Quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời. Hệ thống của chúng tôi cung cấp công cụ quản lý tồn kho toàn diện với khả năng theo dõi tồn kho theo chi nhánh và thuộc tính sản phẩm, giúp bạn nắm rõ tình trạng hàng hóa và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Tổng quan về quản lý tồn kho

Hệ thống quản lý tồn kho của chúng tôi hỗ trợ:

  • Quản lý theo chi nhánh: Theo dõi tồn kho tại nhiều địa điểm khác nhau
  • Quản lý theo thuộc tính: Theo dõi tồn kho cho từng biến thể sản phẩm
  • Cảnh báo tồn kho: Thông báo khi hàng sắp hết
  • Đặt hàng tự động: Tự động tạo đơn đặt hàng khi tồn kho xuống dưới ngưỡng
  • Lịch sử tồn kho: Theo dõi biến động tồn kho theo thời gian
  • Báo cáo tồn kho: Phân tích tình trạng tồn kho và giá trị hàng tồn

Thiết lập chi nhánh

Tạo chi nhánh mới

  1. Từ menu chính, chọn Cài đặt > Chi nhánh
  2. Nhấp vào nút Thêm chi nhánh
  3. Điền thông tin chi nhánh:
    • Tên chi nhánh: Nhập tên chi nhánh (bắt buộc)
    • Địa chỉ: Địa chỉ chi nhánh
    • Số điện thoại: Số điện thoại liên hệ
    • Trạng thái: Hoạt động hoặc Không hoạt động
  4. Nhấp vào Lưu để hoàn tất

Quản lý chi nhánh

Từ trang Chi nhánh, bạn có thể:

  • Xem danh sách tất cả chi nhánh
  • Chỉnh sửa thông tin chi nhánh
  • Vô hiệu hóa chi nhánh không còn hoạt động
  • Xóa chi nhánh (chỉ khi không có dữ liệu liên quan)

Phân phối sản phẩm theo chi nhánh

Thiết lập sản phẩm toàn cầu

Mặc định, khi tạo sản phẩm mới, bạn có thể chọn:

  • Có sẵn tại tất cả chi nhánh: Sản phẩm sẽ được bán tại tất cả chi nhánh
  • Có sẵn tại chi nhánh cụ thể: Chỉ bán tại các chi nhánh được chọn

Để thiết lập:

  1. Khi tạo hoặc chỉnh sửa sản phẩm, cuộn đến phần Phân phối chi nhánh
  2. Bật/tắt tùy chọn Có sẵn tại tất cả chi nhánh
  3. Nếu tắt, chọn các chi nhánh cụ thể từ danh sách

Quản lý sản phẩm theo chi nhánh

Để quản lý sản phẩm tại từng chi nhánh:

  1. Từ menu chính, chọn Cài đặt > Chi nhánh
  2. Nhấp vào tên chi nhánh để xem chi tiết
  3. Chọn tab Sản phẩm
  4. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả sản phẩm có sẵn tại chi nhánh này
  5. Bạn có thể:
    • Thêm sản phẩm vào chi nhánh
    • Xóa sản phẩm khỏi chi nhánh
    • Cập nhật tồn kho cho từng sản phẩm

Quản lý tồn kho

Bật tính năng theo dõi tồn kho

Để bắt đầu theo dõi tồn kho cho sản phẩm:

  1. Khi tạo hoặc chỉnh sửa sản phẩm, cuộn đến phần Tồn kho
  2. Bật tùy chọn Theo dõi tồn kho
  3. Chọn phương thức theo dõi:
    • Tồn kho toàn cầu: Theo dõi tổng số lượng
    • Tồn kho chi tiết: Theo dõi theo chi nhánh và thuộc tính

Cập nhật tồn kho

Cập nhật tồn kho toàn cầu

Nếu bạn chọn phương thức "Tồn kho toàn cầu":

  1. Nhập Số lượng tồn kho tổng
  2. Nhấp vào Lưu để cập nhật

Cập nhật tồn kho chi tiết

Nếu bạn chọn phương thức "Tồn kho chi tiết":

  1. Hệ thống sẽ hiển thị bảng tồn kho cho từng tổ hợp chi nhánh và thuộc tính
  2. Nhập số lượng tồn kho cho từng tổ hợp
  3. Nhấp vào Lưu để cập nhật

Cập nhật tồn kho hàng loạt

Để cập nhật tồn kho nhiều sản phẩm cùng lúc:

  1. Từ menu chính, chọn Tồn kho > Cập nhật hàng loạt
  2. Tải xuống mẫu cập nhật tồn kho
  3. Điền thông tin tồn kho vào mẫu
  4. Tải lên mẫu đã điền
  5. Xác nhận và cập nhật

Quản lý tồn kho theo thuộc tính

Khi sản phẩm có nhiều thuộc tính (như kích thước, màu sắc), bạn cần theo dõi tồn kho cho từng tổ hợp thuộc tính.

Thiết lập tồn kho theo thuộc tính

  1. Khi tạo hoặc chỉnh sửa sản phẩm, thêm các thuộc tính cần thiết
  2. Cuộn đến phần Tồn kho
  3. Bật tùy chọn Theo dõi tồn kho và chọn Tồn kho chi tiết
  4. Hệ thống sẽ hiển thị bảng tồn kho cho tất cả tổ hợp thuộc tính và chi nhánh
  5. Nhập số lượng tồn kho cho từng tổ hợp
  6. Nhấp vào Lưu để cập nhật

Ví dụ về tồn kho theo thuộc tính

Giả sử bạn có một sản phẩm áo thun với:

  • Kích thước: S, M, L
  • Màu sắc: Đỏ, Xanh, Đen
  • Chi nhánh: Chi nhánh A, Chi nhánh B

Bảng tồn kho sẽ hiển thị 18 dòng (3 kích thước × 3 màu sắc × 2 chi nhánh), cho phép bạn nhập số lượng tồn kho cho từng tổ hợp.

Cảnh báo tồn kho

Thiết lập ngưỡng cảnh báo

Để nhận thông báo khi tồn kho xuống thấp:

  1. Khi tạo hoặc chỉnh sửa sản phẩm, cuộn đến phần Tồn kho
  2. Nhập Ngưỡng cảnh báo tồn kho thấp
  3. Khi tồn kho xuống dưới ngưỡng này, hệ thống sẽ gửi cảnh báo

Nhận cảnh báo tồn kho

Bạn có thể nhận cảnh báo tồn kho qua:

  • Bảng điều khiển: Hiển thị cảnh báo trong dashboard
  • Email: Gửi email thông báo
  • Thông báo trong ứng dụng: Hiển thị thông báo khi đăng nhập
  • Zalo: Gửi thông báo qua Zalo (nếu đã tích hợp)

Báo cáo tồn kho

Báo cáo tổng quan

Để xem tổng quan về tình trạng tồn kho:

  1. Từ menu chính, chọn Báo cáo > Tồn kho
  2. Bạn sẽ thấy:
    • Tổng giá trị tồn kho
    • Sản phẩm sắp hết hàng
    • Sản phẩm tồn kho cao
    • Tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho

Báo cáo chi tiết

Để xem báo cáo chi tiết:

  1. Từ trang Báo cáo tồn kho, chọn Báo cáo chi tiết
  2. Bạn có thể lọc theo:
    • Chi nhánh
    • Danh mục sản phẩm
    • Thời gian
  3. Xuất báo cáo ra file Excel hoặc PDF nếu cần

Quản lý đơn đặt hàng tự động

Thiết lập đặt hàng tự động

Để tự động tạo đơn đặt hàng khi tồn kho xuống thấp:

  1. Từ menu chính, chọn Cài đặt > Tồn kho
  2. Bật tùy chọn Đặt hàng tự động
  3. Thiết lập các thông số:
    • Ngưỡng đặt hàng: Khi tồn kho xuống dưới ngưỡng này, hệ thống sẽ tạo đơn đặt hàng
    • Số lượng đặt hàng: Số lượng mặc định cho mỗi đơn đặt hàng
    • Nhà cung cấp mặc định: Chọn nhà cung cấp mặc định

Quản lý đơn đặt hàng

Để quản lý đơn đặt hàng:

  1. Từ menu chính, chọn Tồn kho > Đơn đặt hàng
  2. Bạn sẽ thấy danh sách tất cả đơn đặt hàng
  3. Bạn có thể:
    • Xem chi tiết đơn đặt hàng
    • Chỉnh sửa đơn đặt hàng
    • Xác nhận đơn đặt hàng
    • Hủy đơn đặt hàng
    • Nhận hàng: Cập nhật tồn kho khi nhận hàng

Kiểm kê tồn kho

Tạo phiếu kiểm kê

Để kiểm kê tồn kho:

  1. Từ menu chính, chọn Tồn kho > Kiểm kê
  2. Nhấp vào Tạo phiếu kiểm kê
  3. Chọn chi nhánh và sản phẩm cần kiểm kê
  4. Nhấp vào Tạo phiếu

Thực hiện kiểm kê

  1. Từ danh sách phiếu kiểm kê, nhấp vào phiếu cần thực hiện
  2. Nhập số lượng thực tế cho từng sản phẩm
  3. Hệ thống sẽ tự động tính toán chênh lệch
  4. Nhấp vào Hoàn tất kiểm kê
  5. Xác nhận cập nhật tồn kho

Tối ưu hóa tồn kho

Phân tích ABC

Hệ thống hỗ trợ phân tích ABC để phân loại sản phẩm:

  • Nhóm A: Sản phẩm quan trọng, giá trị cao (chiếm 80% giá trị tồn kho)
  • Nhóm B: Sản phẩm trung bình (chiếm 15% giá trị tồn kho)
  • Nhóm C: Sản phẩm giá trị thấp (chiếm 5% giá trị tồn kho)

Để xem phân tích ABC:

  1. Từ menu chính, chọn Báo cáo > Phân tích tồn kho
  2. Chọn Phân tích ABC

Dự báo nhu cầu

Hệ thống cung cấp công cụ dự báo nhu cầu dựa trên dữ liệu bán hàng lịch sử:

  1. Từ menu chính, chọn Báo cáo > Dự báo nhu cầu
  2. Chọn khoảng thời gian và sản phẩm
  3. Hệ thống sẽ hiển thị dự báo nhu cầu và đề xuất mức tồn kho tối ưu

Kết luận

Quản lý tồn kho và chi nhánh hiệu quả là yếu tố quan trọng để đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và đáp ứng nhu cầu khách hàng kịp thời. Với công cụ quản lý tồn kho toàn diện của chúng tôi, bạn có thể dễ dàng theo dõi tồn kho theo chi nhánh và thuộc tính sản phẩm, nhận cảnh báo khi hàng sắp hết, và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

Trong bài tiếp theo, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách Quản lý đơn hàng và thanh toán để hoàn thiện quy trình bán hàng của bạn.